Logistiek: Orderverwerking

De communicatie tussen eindklant, administratief medewerker en magazijnmedewerker rondom de verwerking van bestellingen is door het inzetten van Magento als warehousing tool (voorraadbeheer systeem) voor een groot deel te automatiseren. Magento kent een eenvoudig toepasbaar orderverwerkingsproces dat integreert met uw huidige bedrijfsvoering in de mate die voor uw situatie gewenst is. Maakt u reeds gebruik van een voorraadbeheer- of enterprise resource planning (ERP) systeem zoals UNIT4 multivers, Accountview, OpenERP, Microsoft Dynamics NAV, SAP of Afas, dan is het mogelijk om Magento naadloos te laten samenwerken met deze software. Vraag H&O naar de implementatiemogelijkheden van onderstaande opties:

Orderstatus communiceren met klant

Communiceer alleen de statuswijzigingen van bestellingen richting de klant, waarvan u vindt dat ze relevant zijn. Laat uw medewerkers intern communiceren met op maat gemaakte bestelstatussen en een op uw bedrijfsvoering op maat gemaakte workflow. Statuswijzigingen worden verstuurd per email en zijn voor klanten tevens inzichtelijk na inloggen op de webshop.

Automatisch pakbonnen printen

Print pakbonnen automatisch nadat de klant heeft betaald en uw administratieve medewerkers de bestelling hebben gecontroleerd. De pakbon of raaplijst informeert de magazijnmedewerker over welke artikelen een bestelling bevat en eventueel waar hij deze artikelen in het magazijn kan vinden. Het schapnummer (shelfnumber) is afgedrukt op de pakbon, waarmee de magazijnmedewerker de bestelling bij elkaar raapt.

Orderpicking op schapnummer

Wanneer uw magazijn is onderverdeeld in genummerde stellages of schappen, dan kan het efficiënter zijn om de artikelen van meerdere bestellingen in één route uit de schappen te halen. Magazijnmedewerkers (orderpickers) verzamelen van meerdere bestellingen de artikelen door de meest efficiënte route te lopen door het magazijn, waarna de verzamelde producten naderhand per order worden ingepakt. Deze informatie wordt opgeslagen bij producten en wordt per product op de paklijst afgedrukt. De paklijst wordt vervolgens op schapnummer gesorteerd.

Orderpickingcontrole

Eventuele controle-stappen binnen uw huidige orderpicking-workflow kunnen eenvoudig gedigitaliseerd worden. Het werken met barcodes en scanners verkleint de kans op fouten bij het order picken of het inpakken van bestellingen. Met het scannen van barcodes kunnen eventueel zelfs handelingen worden geautomatiseerd: scan na het inpakken van de bestelling de barcode op de paklijst en de bestelling wordt voorgemeld.

Voormelden en verzendlabels

Print zelfklevende verzendstickers van partner als PostNL, DPD, DHL, GLS of een verzendpartij naar keuze met één simpele actie. Deze verzendlabels zijn beschikbaar na het voormelden van een pakket, een proces dat direct via een (maatwerk) koppeling met het systeem van de verzendpartner geïntegreerd is.

Nabestellingen (backorders)

Maak onderscheid tussen bestellingen die direct leverbaar zijn uit magazijnvoorraad of winkelvoorraad en bestellingen van artikelen die op voorraad zijn bij de leverancier. Het verschil in levertijd, bijvoorbeeld 2 dagen levertijd voor eigen voorraad en 7 dagen levertijd voor externe voorraad, kan de bezoeker worden getoond op de webshop. Administratieve medewerkers zien in één overzicht welke bestellingen backorders zijn, zodat ze deze inkooporders bij de leverancier kunnen plaatsen. Werkt uw leverancier volgens een dropshipmodel? Dan is de order afgerond - het retouradres is de uwe. Levert de leverancier aan uw adres? Dan wijzigt een administratief medewerker de status van uw backorder na levering aan het magazijn en volgt de bestelling de normale route van orderafhandeling.

Deelverzendingen

Het implementeren van deelverzendingen is interessant wanneer levertijden per artikel variëren en korte termijnlevering een wens is van klanten. Deelverzending kan ook een keuze zijn die aan klanten wordt overgelaten; kiezen ze voor het direct laten verzenden van producten die op voorraad zijn, dan worden er dubbele verzendkosten gerekend. Op de pakbon van een deelbestelling wordt weergegeven welke artikelen de magazijnmedewerker kan verzenden en welke artikelen in nabestelling staan. Een deelbestelling waarvan producten in nabestelling staan wordt opgenomen in het overzicht met nabestellingen. Wanneer deze producten geleverd worden aan het magazijn, wijzigt een administratief medewerker de status van de bestelling en volgt de normale route voor afhandeling van de nageleverde artikelen van de bestelling.

Voorraadmutatie en reservering

Schrijf voorraad direct af na ontvangen van betaling en bepaal de duur van voorraadreservering.

Retourregistratie

Vereenvoudig de communicatie omtrent retouren tussen magazijnmedewerkers en administratief medewerkers. Klanten registreren een retourverzoek direct via de webshop, via hun eigen account. Een administratief medewerker controleert de retourperiode en reden van terugname. Een administratief medewerker controleert het artikel en plaatst het op de juiste locatie terug in het magazijn. De oorspronkelijke bestelling wordt nooit gewijzigd; een eventueel verzoek van de klant om een nieuwe maat wordt als een nieuwe order ingevoerd. Het orderverwerkingsproces is dus altijd éénrichtingsverkeer, waardoor de foutmarge geminimaliseerd wordt.

Vraag H&O hoe u optimaal uw orderverwerking kunt realiseren met Magento, of hoe de integratie met uw huidige ERP-systeem is te automatiseren.

Logistiek: Voorraadbeheer

H&O werkt met enkele bedrijven die primair bestaan als internetonderneming, waarbij fullfillment wordt uitbesteed of verzending en orderverwerking gebeuren vanuit een magazijn in eigen beheer. Deze bedrijven zetten Magento in als alternatief voor een kostbare ERP-omgeving en kiezen ervoor om Magento als leading voorraadbeheer-systeem in te zetten. Voorraadinformatie is direct inzichtelijk voor webshopbezoekers en voorraadmutaties worden via geautomatiseerde koppelingen realtime verwerkt; zowel de mutaties in het warehouse als de verkopen via de webshop. Het systeem accepteert nabestellingen en met creditnota's wordt in het geval van een retour een positieve mutatie op de voorraad gedaan. Bestellingen via secundaire verkooppunten, zoals een tijdelijke popupstore of business to business retailpartner, worden via een speciale interface (point of sale - POS - interface of B2B omgeving) direct toegepast op de beschikbare voorraad.

Multiwarehousing: meerdere voorraadlocaties per product

Koppel de voorraadinformatie van verschillende leveranciers, de winkelvoorraad van verschillende filialen en de voorraadadministratie van uw eigen magazijn aan uw webshop. Laat uw huidige ERP systeem de logistieke prioriteit in voorraadreductie bepalen of zet Magento in voor deze taak. Geef bijvoorbeeld verkoop uit eigen voorraad voorrang op dat van de leverancier. Kies ervoor om bestellingen in volledigheid vanaf een enkele voorraadlocatie te versturen of accepteer deelverzendingen. Bereken verzendkosten op basis van de hoeveelheid geactiveerde voorraadlocaties of bijvoorbeeld op basis van totaalgewicht, de route van uw transport of overeengekomen prijsafspraak.

Volautomatische voorraadkoppeling en orderkoppeling met uw leverancier of fullfilmentpartner

Toon actuele voorraadinformatie van producten realtime in uw webshop door middel van automatische koppeling. Dit kan wenselijke functionaliteit zijn wanneer u vanuit meerdere voorraadlocaties verzendt (eigen beheer of uitbesteding aan fullfillmentpartner). Voorraadmutaties in het warehouse worden realtime gepusht of periodiek geupdate. Wanneer een artikel wordt afgeboekt in het magazijn - vanwege bijvoorbeeld beschadiging of verkeerde levering - dan wordt de actuele voorraad op de webshop met deze mutatie bijgewerkt.

Bestellingen worden na betaling en facturatie doorgezet naar het magazijn, waarna de voorraad bij het magazijn realtime wordt bijgewerkt. Orderstatuswijzigingen gedurende de verwerking in het magazijn worden naar de webshop gecommuniceerd, zodat administratief medewerkers en eventueel eindklant inzichtelijk hebben wat de status van een bestelling is. Eventuele track en trace gegevens worden naar de webshop en, indien gewenst, naar de klant verzonden.

H&O heeft automatische voorraad en orderkoppelingen geïmplementeerd met ERP systemen van grote fullfillment- en warehousingpartijen in Europa en de USA. Vraag H&O op welke wijze en in welke mate u Magento efficiënt kunt integreren met huidige bedrijfsvoering in voorraadbeheer en fullfillment.

Logistiek: Verzending

Wanneer er vanuit eigen magazijn wordt verzonden, kan een externe partij worden gekozen voor verzending van de bestellingen. Factoren in de keuze tussen verzendpartners zijn prijs, behoefte en aanbod aan hoge prioriteitverzending en de wijze waarop de techniek van de partner integreert met Magento. Het proces tot verzending is globaal hetzelfde; de klant bestelt en betaalt, de bestelling wordt voorgemeld, een magazijnmedewerker zet de bestelling klaar voor verzending en de verzendpartner haalt de verzendingen op bij het magazijn. De verdere afhandeling van de verzending is de verantwoordelijkheid van de verzendpartner. Hieronder valt het transport naar het distributiecentrum, het tijdelijk opslaan van producten en het verdelen aan en de verzending door de koerier.

Verzendkosten berekenen

Een verzendkostenberekening kan door Magento worden uitgevoerd, of worden opgevraagd bij de verzendpartner. In beide gevallen is het advies deze berekening aan de klant te tonen voorafgaand of gedurende het afrekenproces. Interessante mogelijkheden binnen de webshop zijn bijvoorbeeld het berekenen op basis van totaalgewicht van een bestelling, het berekenen op productcategorie of het berekenen op basis van afstand tussen magazijn en verzendadres van de klant (Zet GeoIP in om deze afstandbepaling te automatiseren). Kies voor gratis verzending vanaf een bepaald bedrag of pas een flat fee prijsafspraak toe op basis van klantgroep van de ingelogde klant.

Vereenvoudigd artikelen voormelden en verzendlabels printen

Vul niet handmatig verzendadressen in bij de verzendpartner, maar automatiseer dit proces met een koppeling. Meld betaalde bestellingen direct aan vanuit Magento en laat magazijnmedewerkers eenvoudig verzendlabels printen.

Verzekerd verzenden en zoekgeraakte bestellingen

Bied de klant de mogelijkheid om zijn bestelling verzekerd te laten verzenden en reken een extra toeslag in het afrekenproces, of maak de keuze deze toeslag standaard in de verzendkosten te verwerken. Vereenvoudig opvolgende acties bij zoekgeraakte leveringen door na melding van de klant het bestelde artikel opnieuw te verzenden en de klant te laten tekenen voor verplichte retourzending van het dubbel geleverde artikel.

De klant het aflevermoment laten bepalen

Kies voor het aanbieden van de mogelijkheid om klanten zelf het aflevermoment te laten bepalen als extra service naar de klant, en met name wanneer de verzending het product een bepaalde vorm van discretie verlangt. Bezoekers kiezen dit moment als onderdeel van het afrekenproces met behulp van een eenvoudige datum- en tijdstip-keuzemogelijkheid. De beschikbare momenten worden realtime bij de verzendpartner opgehaald en zijn binnen het orderverwerkings-proces duidelijk zichtbaar voor administratief- en magazijnmedewerkers. Ook overige voorkeuren met betrekking tot verzending, zoals de wens om het pakket niet bij de buren te laten bezorgen, zijn in het afrekenproces te verwerken als keuzemogelijkheden voor de klant.

Hoge prioriteit verzendingen

Afhankelijk van de gekozen verzendpartner is het mogelijk om meerdere verzendmethodes aan te bieden. Voor nationale zendingen zijn DPD, PostNL en UPS veelgekozen partijen. Kies bij hoge prioriteit internationale zendingen bijvoorbeeld voor UPS Next Day Air of FedEx International Priority. Reken de klant een vaste toeslag voor de keuze van een dergelijke verzendmethode, of haal realtime een kostenopgave op via de beschikbare API's van deze partijen.

Track en trace gegevens communiceren

Informeer bezoekers met de status van hun levering door de track- en tracegegevens aangeleverd door de verzendpartner per email toe te sturen zodra deze beschikbaar zijn.

Ophalen in winkel als verzendlocatie

Kies afhalen in de winkel als verzendmethode van bestellingen wanneer deze wens bestaat en er naast het magazijn een winkel- of showroom bestaat. Laat klanten een moment kiezen waarop ze de bestellingen wensen op te halen, voor een vloeiende integratie met de planning van het magazijn. Verwerk eventuele afhandelingskosten van grote artikelen als toeslag bij het afrekenen.

Retourverzending

Laat bezoekers zelf hun verzendlabel uitprinten zodra zij een retour hebben aangemeld. Laat de verzendpartner retourartikelen ophalen bij de klant op een afgesproken tijdstip of laat de klant een bestelling retour sturen via het postkantoor. Print op het retourformulier een overzicht van de geretourneerde artikelen, de eventuele klacht van de klant en de locatie in het magazijn (schapnummer).

Vraag H&O welke verzendpartner voor uw situatie het beste is en op welke wijze de communicatie tussen de webshop en de techniek van de verzendpartner is te automatiseren.

Kennis maken met ons Team? - De koffie staat klaar!

Curriculum Vitae (CV), Request for proposal of specificatiedocument.

* Verplichte velden